CRM'de Kaç Alan Olmalı? Alan Enflasyonu ve Veri Kalitesi

Hiçbir CRM kalabalık alan listesiyle başlamaz. Zamanla her ekip kendi ihtiyacı için bir alan ister, hiç kimse eski alanları kaldırmaz ve iki yıl sonra kayıt formu üç ekran uzunluğuna ulaşır. Buna alan enflasyonu denir ve veri kalitesini en hızlı bitiren şeydir.

Alan enflasyonu nasıl oluşur?

Süreç hep aynı işler ve hiçbir adımı tek başına yanlış görünmez:

• Bir yönetici tek seferlik bir rapor ister, çözüm olarak yeni bir alan açılır.
• Kampanya biter, alan kalır. Kimse kaldırmakla görevli değildir.
• Yeni gelen biri mevcut alanı bulamaz, benzerini yeniden açar.
• Entegrasyon kurulur, karşı sistemin alanları olduğu gibi eklenir.

Sonuç: temsilci 40 alanlık formu görür, en hızlı yolu seçer ve zorunlu olmayan her yeri boş geçer. Alan sayısı arttıkça doluluk oranı düşer — üstelik en çok ihtiyaç duyduğunuz alanlarda düşer.

Kaç alan makul?

Çoğu satış ekibi için kayıt başına 10-15 alan yeterlidir. Bu sayı az görünebilir ama pratikte satış sürecini yürütmek ve raporlamak için gerekenlerin tamamını kapsar.

Ölçüt alan sayısı değil doluluk oranıdır. Bir alanın doluluk oranı yüzde 70'in altındaysa o alan ya gereksizdir ya da yanlış yerde soruluyordur. Yüzde 30'un altındaysa o alan aslında yoktur; sadece formda yer kaplar ve raporlarınızı yanıltır.

Dört adımlı alan denetimi

Yılda bir kez, yarım gün ayırarak şu denetimi yapın:

• 1. Envanter çıkarın. Tüm alanları listeleyin: adı, tipi, oluşturulma tarihi, kim oluşturdu.
• 2. Doluluk oranını ölçün. Son 12 ayda oluşturulan kayıtlarda her alanın kaç yüzde dolu olduğunu hesaplayın.
• 3. Kullanımı ölçün. Her alanın hangi raporda, hangi otomasyonda veya hangi filtrede kullanıldığını çıkarın. Hiçbir yerde geçmeyen alan, adı ne kadar mantıklı olursa olsun kullanılmıyordur.
• 4. Karar verin. Her alan için üç seçenekten biri: kalsın, gizlensin, kaldırılsın.

Kalsın, gizlensin, kaldırılsın

• Kalsın: Doluluğu yüksek ve en az bir raporda veya otomasyonda kullanılıyor.
• Gizlensin: Geçmiş veri değerli ama artık doldurulmuyor. Formdan çıkarın, veriyi silmeyin. Tereddütte kaldığınız her alan bu gruba girer.
• Kaldırılsın: Hem boş hem kullanılmıyor. Silmeden önce bir dışa aktarma alın; geri dönüş ihtiyacınız böylece karşılanır.

"Gizlensin" seçeneği denetimi kolaylaştırır: silme korkusu yüzünden hiçbir şeye dokunamama halinden kurtarır.

Zorunlu alanları aşamalara bağlayın

En yaygın tasarım hatası, tüm zorunlu alanları kayıt oluşturma anına yığmaktır. Temsilci ilk temasta bütçeyi ve karar sürecini bilmez; bilmediği için uydurur. Zorunlu alan, uydurulmuş veri üretir.

Doğru yaklaşım alanı bilginin gerçekten oluştuğu aşamaya bağlamaktır:

• Oluşturma: ad, şirket, kaynak, iletişim bilgisi.
• Nitelendirme: ihtiyaç, şirket büyüklüğü, karar verici.
• Teklif: tutar, kapanış tarihi, rakip.
• Kapanış: kazanç veya kayıp nedeni.

Böylece her aşamada iki-üç zorunlu alan olur; toplamda aynı veriyi toplarsınız ama doğru veriyi toplarsınız.

Rapor ihtiyacını alanla çözme hatası

"Bu bilgiyi raporlamak istiyorum" isteğinin refleks cevabı yeni bir alan açmak olmamalı. Önce üç soruyu sorun: bu bilgi zaten başka bir alandan türetilebilir mi, bu rapora kaç kez bakılacak, bilgiyi kim girecek?

Çoğu istek mevcut alanların birleşimiyle karşılanabilir. Karşılanamıyorsa bile şu kuralı uygulayın: yeni bir alan ekleyen kişi, kaldırılacak bir alan önermek zorundadır. Bu tek kural alan sayısını yıllarca sabit tutar.

Önce beş alanı kaldırın

Büyük bir temizlik projesi planlamayın; başlamadan biter. Bu hafta en boş beş alanı bulun ve gizleyin. Kimse fark etmezse — genellikle etmez — bir sonraki beşe geçin.

Birkaç turdan sonra form kısalır, doluluk oranları yükselir ve raporlarınız ilk defa güvenilir hale gelir.

Nereden başlamalı

Bugünkü adım basit: CRM'inizdeki alan sayısını sayın ve en düşük doluluğa sahip on alanı listeleyin. O liste, denetimin kendisinden daha ikna edici olacaktır.

Closync, alan doluluk oranlarınızı ve hangi alanların gerçekten kullanıldığını tek ekranda görmenizi sağlar.