CRM'de karar verici nasıl kaydedilir?

Kısa cevap

CRM'de karar verici, fırsat kaydına bağlanan kişi kartlarından biri olarak, rolü ve etki düzeyi yazılarak kaydedilir. Her açık fırsatta en az üç kişi bulunmalıdır: işi kullanacak kişi, teknik onay veren kişi ve bütçeyi onaylayan kişi. Kişi kartı boşsa fırsat tek bir temasa bağlıdır; o temas değişince satış da durur.

Karar verici nedir?

Karar verici, satın alma kararını bütçesiyle birlikte onaylayan kişi demektir. Sizinle konuşan kişi çoğu zaman karar verici değildir; talebi başlatan, ihtiyacı tarif eden ya da teklifi içeri taşıyan kişidir.

Bu ayrımı kaydetmediğinizde CRM'iniz ya da ERP'niz size "görüşme yapıldı" der, ama kimin onay vereceğini söylemez. Fırsat ilerliyor görünür, karar aşamasında durur.

Satış ekibi karar vericiyi CRM'e neden yazmaz?

Çünkü kayıt anında bu bilgi henüz net değildir ve sonradan geri dönüp yazmak kimsenin işine gelmez. Satışçı adı bilir, rolü tahmin eder, ikisini de kafasında tutar.

Üç tipik sebep:

• Fırsat açılırken tek kişi kartı zorunludur, ikincisi isteğe bağlıdır ve hiç doldurulmaz.
• Rol alanı serbest metindir; "müdür", "patron", "yetkili" gibi birbirine benzemeyen girişlerle dolar.
• Görüşmede öğrenilen bilgi nota yazılır, kişi kartına taşınmaz. Not aranabilir değildir, rapora girmez.

Bir fırsatta kaç kişi kayıtlı olmalı?

En az üç. Kurumsal bir satışta karar nadiren tek kişiden çıkar ve bu üç rol hemen her işlemde vardır:

• Kullanıcı: işi günlük kullanacak kişi. İhtiyacı en iyi o tarif eder.
• Teknik onaylayan: entegrasyon, güvenlik, uyum tarafına bakan kişi. "Hayır" deme gücü vardır, "evet" deme gücü yoktur.
• Bütçe onaylayan: harcamayı imzalayan kişi. Asıl karar verici budur.

Dördüncü bir rol de sık görülür: içeride sizin yerinize konuşan kişi. Onu da ayrı kaydedin, çünkü süreç tıkandığında ilk arayacağınız kişi odur.

Karar vericiyi görüşmede nasıl tespit edersiniz?

Doğrudan sorarak. "Bu kararı kim veriyor?" sorusu kaba durabilir; onun yerine süreci sorun:

• "Bu bütçe bu yıl hangi kalemden çıkıyor?"
• "Benzer bir alımda son imzayı kim attı?"
• "Teklifi içeride kimlerle değerlendireceksiniz?"
• "Sizce bu konuda en çekinceli olacak kişi kim?"

Üç soruya alacağınız üç isim, fırsat kartınızın üç kişi kaydıdır. Görüşme biter bitmez yazın; bir gün sonra isimlerin yarısı kaybolur.

CRM'de karar verici nasıl kaydedilir?

Beş adım yeter:

1. Kişiyi şirkete bağlayın, fırsata değil sadece. Kişi şirket kartında durur, fırsata rolüyle iliştirilir. Böylece bir sonraki satışta aynı kişi yeniden aranmaz.
2. Rol alanını kapalı listeye çevirin. Kullanıcı / Teknik onay / Bütçe onayı / İç destek. Dört seçenek, serbest metin yok.
3. Etki düzeyi ekleyin. Yüksek, orta, düşük. Tek bakışta kimin ağırlığı olduğunu gösterir.
4. İletişim kanalını yazın. Telefonu mu var, sadece e-posta mı, görüşmeye hiç katılıyor mu?
5. Son temas tarihini güncel tutun. 30 günden eski temasa sahip bir karar verici, pratikte kayıtlı değildir.

Kişi kaydı ile şirket kaydı arasındaki ilişkiyi kurarken şubeli müşteri kaydı mantığı da işinize yarar: aynı kişi birden fazla lokasyonda karar veriyor olabilir.

Tek kişiye bağlı fırsatın maliyeti nedir?

Kendi rakamlarınızla hesaplayın. Diyelim ki açık 40 fırsatınız var, ortalama fırsat büyüklüğünüz 250.000 TL ve bunların 28'inde tek kişi kayıtlı.

Tek temaslı fırsatlarda temasın işten ayrılma, görev değiştirme ya da projeden çekilme ihtimali bir satış döngüsü boyunca sizde ne kadarsa, o oranı uygulayın. Bu oran yüzde 15 ise: 28 × 250.000 × 0,15 = 1.050.000 TL, tek bir kişi gittiği için havada kalan tutardır.

Bu bir istatistik değil, sizin kendi CRM'inizden çıkacak bir hesap. Oranı ölçmek için geçen yıl kaybedilen fırsatlarda "iletişim koptu" sebebini sayın.

Karar verici kaydı satış tahminini nasıl değiştirir?

Tahminin sapması çoğu zaman fiyattan değil, yanlış kişiden gelir. Bütçe onayı veren kişiyle hiç konuşulmamış bir fırsat, satışçının içinde "sıcak" görünür; tahmine girer, çeyrek sonunda kayar.

Basit bir kural koyun: bütçe onayı rolü boş olan hiçbir fırsat yüzde 70'in üzerinde kapanma olasılığıyla raporlanmasın. Bu tek kural, ay sonu tahmininizi ilk çeyrekte gözle görülür biçimde düzeltir ve satış müdürüne toplantı yapmadan sorulacak bir soru listesi verir.

Aynı kayıt, pazarlamaya da yarar: hangi ünvanın hangi sektörde gerçekten imza attığını görürseniz, bir sonraki kampanyanın hedef kitlesi tahminle değil kayıtla belirlenir.

Karar verici kaydını nasıl güncel tutarsınız?

Ayda bir, 15 dakikalık bir kontrol yeter:

• Açık fırsatlarda ikiden az kişi kayıtlı olanları listeleyin.
• Bütçe onayı rolü boş olan fırsatları işaretleyin; bunlar tahmininizde ilk şişen kalemdir.
• 90 günden uzun süredir temas edilmemiş kişi kartlarını pasife alın.
• Ünvanı değişenleri LinkedIn yerine bir sonraki görüşmede teyit edin.

Bu kontrolü CRM veri sağlığı ölçümünüzün bir parçası yapın; ayrı bir iş olarak kalırsa yapılmaz.

Sık sorulan sorular

Karar verici ile ana temas aynı kişi olabilir mi?
Olabilir, küçük şirketlerde sık görülür. Yine de iki ayrı rol olarak işaretleyin; şirket büyüdüğünde kayıt bozulmaz.

Karar vericinin adını bilmiyorsam ne yazmalıyım?
Rolü boş bırakmayın, "bilinmiyor" olarak işaretleyin. Boş alan göz ardı edilir, "bilinmiyor" raporda görünür ve aksiyon üretir.

Kaç kişi kaydı fazla kaçar?
Beşten sonra kayıt bakımı zorlaşır. Etki düzeyi düşük olanları şirket kartında tutun, fırsata bağlamayın.

Bu bilgiyi nota yazmak yeterli değil mi?
Değil. Not aranabilir ama raporlanabilir değildir. "Bütçe onayı kayıtlı olmayan fırsatlar" sorusunu nota bakarak yanıtlayamazsınız.

Karar verici değişirse fırsatı kapatmalı mıyım?
Hayır, ama kapanış tarihini gözden geçirin. Yeni karar verici süreci baştan değerlendirir; döngü neredeyse her zaman uzar.

Closync AI, satış konuşmalarından CRM/ERP'ye kaliteli veri üreten ve bu veriyi satış kararlarına çeviren bir yapay zekâ katmanıdır. Görüşmede geçen isimleri, rolleri ve bütçe cümlelerini kendisi ayrıştırır; siz kişi kartı doldurmazsınız, kayıt zaten dolu gelir.

Son güncelleme: 27 Ekim 2026